lottybabe
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10 GOLDENE REGELN FUR E-MAILS
=============================

-> Fassen Sie sich KURZ. E-Mail ist ein effektives
und schnelles Kommunikationsmittel. Damit
es auch so bleibt, sollten Sie Ihre Nachrichten eben-
falls knapp und effektiv abfassen. Tiraden sind
was für Briefeschreiber.

-> Formulieren Sie EINDEUTIG. Es liegt in der Natur
der Sache, daß man sich für eine Mail oft nicht
soviel Zeit nimmt wie für einen handgeschriebenen
Brief. Achten Sie darauf, daß für den Empfänger
trotzdem klar wird, was Sie von ihm wollen und ob
Sie auch das meinen, was Sie schreiben.

-> Vermeiden Sie Großschreibung. In elektronischen
Nachrichten dient Großschreibung der Hervor-
hebung. Wenn Sie eine ganze Nachricht in GroB-
buchstaben verfassen wirkt das, als würden Sie Ihren
Korrespondenzpartner ANSCHREIEN oder wollten
sich WICHTIG MACHEN.

-> Nutzen Sie Prioritäten. In vielen Mailsystemen
kann man Nachrichten als "besonders eilig", "nor-
mal" oder "weniger wichtig" kennzeichnen. Natür-
lich sollten Sie gerade die höchste Priorität nur dann
vergeben, wenn eine Mail wirklich BRANDEILlG ist.

-> Widerstehen Sie der VERSUCHUNG, auf jede
Nachricht zu antworten. Der geplagte Empfänger
ärgert sich über Dutzende von Mails mit sinnfreien
Inhalten wie "find ich auch", "macht weiter so"
oder "das hab ich ja gleich gewußt". Antworten Sie
nur dann, wenn die Mail eine Antwort erfordert
oder eine Antwort von Ihnen erwartet wird.

-> Vermeiden Sie JUNKMAILS. Das sind Rundschrei-
ben, die an eine große Zahl von Empfängern
verschickt werden und so weltbewegende Dinge wie
beispielsweise Flohmarktangebote zum Thema
haben, die in aller Regel höchstens drei Prozent der
Angesprochenen interessieren. Wer davon allzu
häufigen Gebrauch macht, riskiert, daß irgendwann
auch seine wichtigen Mails ungelesen in den
Windows- oder Mac-Papierkorb wandern.

-> Setzen Sie Kopien sparsam ein. Jemanden auf
"CC" zu setzen, ist ein beliebtes Mittel, die Dring-
lichkeit einer Nachricht gegenüber dem eigentlichen
Empfänger hervorzuheben, besonders, wenn es
sich dabei um dessen Vorgesetzten handelt. Machen
Sie davon ruhig strategischen Gebrauch - aber
nicht zu häufig. Sonst riskieren Sie, als Querulant
angesehen zu werden und machen sich bei dem
Kopien-Empfänger unbeliebt, dessen Mail-Eingang
wahrscheinlich auch so schon voll genug ist. Auf
Blindkopien ("BC") sollten Sie besser verzichten.

-> Verwenden Sie EMOTICONS. E-Mails sind oft
weniger sorgfältig und förmlich abgefaßt als Briefe,
das liegt in der Natur der Sache. Um Mißverständ-
nissen vorzubeugen, können Sie auch Stimmungen
wie "Entschuldigung, bin sauer" :-(, "Vorsicht,
Ironie" ;-), "ich bin schwer beeindruckt" :-o oder
dergleichen einfließen lassen, indem Sie gebräuch-
liche Kürzel aus Sonderzeichen, die sogenannten
Emoticons, einsetzen.

-> Lassen Sie die Kirche im Dorf. Vielfach geschieht
der E-Mail-Austausch auch in sogenannten Foren -
das heißt, daß nicht nur ein Empfänger Ihre Nach-
richten lesen kann, sondern jeder im Forum.
Obwohl hier der Informationsaustausch im Vorder-
grund steht (oder stehen sollte), entwickeln sich
immer wieder auch rein PRIVATE DIALOGE. Wech-
seln Sie in solchen Fällen auf die private E-Mail,
die anderen Forumsbenutzer werden es Ihnen dan-
ken - beziehungsweise davon absehen, Sie zur
Hölle zu wünschen.

-> Versenden Sie umfangreiche ANLAGEN nicht
zusammen mit wichtigen Nachrichten, auch wenn
das bedeutet, daß Sie zwei Mails verschicken
müssen. E-Mail erledigt mancher am liebsten in den
Morgenstunden, wo sowohl die Zeit knapp als
auch der Telefontarif hoch ist. Das führt dazu, daß
lange Downloads auf den Abend (oder gar
aufs Wochenende) verschoben werden - und schon
hängt Ihre wichtige Mail in der Warteschleife.



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